Личные дела сотрудников основание

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни. В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.

Личное Дело сотрудника

Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни. В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от Работодатель при ведении кадрового делопроизводства , должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. На каждого сотрудника организации заводится много кадровой документации, это и первичные документы, предъявляемы при приеме на работу и документы, которые формируются самой организацией в процессе трудоустройства приказы о приеме на работу, трудовые договора и документы, которые создаются в процессе работы сотрудника дополнительные соглашения, справки, заявления.

Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.

Наилучший способ хранения и систематизации документов по личному составу организации в виде сформированного личного дела сотрудника. Срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Личные дела формируются на протяжении всего периода работы сотрудника, являются переходящими, не могут быть завершены по окончанию календарного года. Документы в составе личных дел работников группируются в прямом хронологическом порядке то есть по мере их приобщения к личным делам. Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника. После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом обычно один раз в год. Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку. При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку. Далее указывают номер дела обычно табельный номер сотрудника , фамилию, имя, отчество сотрудника. Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника. Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу и лист-заверитель оформляется после увольнения работника и закрытия дела , а также пронумеровать листы.

Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ.

Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела повреждения документов, присоединение новых документов. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации. При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу основанием является трудовой договор , то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден - только для государственных служащих - Указом Президента РФ от Организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуется включать:. При помещении в личное дело нового документа данные о нем первоначально вносятся в опись дела, затем листы документа нумеруются и только после этого документ подшивается.

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела как правило - табельный номер.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек.

Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию. При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Работник имеет право знакомиться только со своим личным делом в помещении кадровой службы. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в описи дела.

При ведении кадрового делопроизводства, работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Вы можете заказать ведение кадрового учета, связавшись с нами по контактам ниже, или заполнив онлайн-форму:. Все налоги России — онлайн! Материалы по кадровому учету.

Ответственность за нарушение трудового законодательства и норм трудового права. Правила учета и оформления трудовых книжек. Калькулятор ведения бухгалтерии. Скидки в Москве! On-line заявка на регистрацию. Цены на услуги. Личное Дело сотрудника. Актуальность: г. Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве Для большинства работодателей Личное дело сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни.

Оформляем личное дело Состав личного дела для сотрудников коммерческих организации не регламентирован. Личное дело формируется в два этапа: в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу; в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела; копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; трудовой договор; должностные инструкции; копия приказа о приеме на работу. Так, в состав личного дела рекомендуется включать: 1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета для военнообязанных лиц; свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица; справки о результатах предварительного медицинского осмотра обследования если требуется в силу закона.

Кадровый учет Вы можете заказать ведение кадрового учета, связавшись с нами по контактам ниже, или заполнив онлайн-форму:. Москва moscow nalog Иркутск irkutsk nalog Севастополь sevastopol taxrus Ахтубинск ahtubinsk taxrus Заказ услуги. Москва Иркутск Другой.

Добавить файл. Москва, м. Аэропорт, ул. Черняховского д. Иркутск, ул. Фурье 4, 2 этаж тел. Улан-Удэ, ул. Ключевская тел. QR контакты: нажмите для увеличения. Регистрация ООО. Регистрация ИП. Бухгалтерские услуги. Юридические услуги. Контакты Москва. Контакты Иркутск. Контакты Севастополь.

Контакты Ахтубинск. Ведение кадрового учета Все услуги. Материалы по кадровому учету Ответственность за нарушение трудового законодательства и норм трудового права Правила учета и оформления трудовых книжек. Задайте вопрос О Компании Цены. Калькулятор ведения бухгалтерии Скидки в Москве!

Личные дела сотрудников основание

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов. В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют пользователей. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера. Информационно-правовая система Форум Обмен документами. Контакты Войти или Зарегистрироваться.

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить.

Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах. Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Личное дело сотрудника

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. molikata

    А чего вы там закрылись?

  2. pronocmu

    Здравствуйте. Я работаю в Литве, у меня есть Литовский вид на жительства, есть машина оформленая на меня, стоит на кансульском учете, при въезде в Украину по новым правилам нужно платить залог на временый ввоз? Заранее спасибо

  3. Дарья

    Ничё не будет, электричество кончилось.

  4. Куприян

    Окрас: Чёрный, Тигровый, Белый, Желтовато-коричневый

  5. malkave

    Три вещи которых боятся следователи это ст 51, прокуророрская проверка и быть подкарауленным в подъезде.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных