Должностые обязаннсоти секретаря в небольшой фирме

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Раздел: Бизнес, финансы. Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже указывалось, должность секретаря имеет много градаций.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма — это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Должностые обязаннсоти секретаря в небольшой фирме

А так как каждая фирма — это отдельный организм, то и работать он должен слаженно. Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция.

Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями. Должностная инструкция — это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.

Мой заказ Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека — секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Сегодня секретарь — это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо. Внимательность, порядочность, организованность и приветливость — это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании.

Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах.

Как вести переговоры можно узнать здесь. Заключение Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции.

Часто на практике — это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом.

Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности.

Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона. При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.

По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер. Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что: документ должен сохранить общепринятую типовую форму; инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций; должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано.

При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы. Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение: Учетная политика компании — это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя.

Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет. Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету.

Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики. Корпоративная политика — это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер.

Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться. Правила техник безопасности — документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.

Трудовой кодекс РФ КЗоТ — свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы. Гражданский кодекс — еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании. Юридическая подоплека Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц.

Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения. Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания.

По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников. Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Обсуждаем функциональные обязанности Офис-менеджер или секретарь Во многих случаях, особенно это характерно для небольших предприятий, офис-менеджер фактически выполняет функции секретаря. У него довольно узкие обязанности, связанные с приемом и переадрессацией звонков дирекции или офиса, с встречей посетителей, а также выполнения индивидуальных поручений руководства.

В этом случае должность так и называется — секретарь-офис-менеджер. Речь идет фактически о секретарских обязанностях, которые могут быть перенесены на всю фирму. Для солидности работника называют офис-менеджером. Это поможет внести конкретику в функциональные обязанности и избежать двойной трактовки прав и обязанностей. Помощник руководителя Очень часто, причем даже в крупных компаниях, под должностью офис-менеджера подразумевается помощник руководителя.

Несмотря на то, что функциональность этих вакансий в чем-то похожа, но должность помощника дирекции подразумевает совершенно другой принцип организации работы. Приведем некоторые типовые обязанности, которые также могут быть отражены в должностной инструкции, но этим не ограничиваются: поддержка коммуникаций руководителя предприятия; подготовка документов и отчетов для руководства; мониторинг встреч и звонков; выполнение личных поручений.

Фактически эта должность может совмещать секретаря и офис-менеджера в компаниях, где не ярко выражены коммуникации, не так часто звонят телефоны, нет особой загрузки работой офис-менеджера. Ключевое отличие должности в том, что она ориентирована на работу руководителя и не имеет прямой связи с управлением офисом. При этом такая форма приемлема для нотариальной и адвокатской конторы, небольших бэк-офисов дирекции, вынесенных из площади основного офисного помещения.

Секретарь-маркетолог При найме на работу лучше ориентироваться на человека, который окончил специализированные курсы или имеет опыт работы на подобной должности в довольно крупной компании. ВУЗы для такой работы в основном не готовят. При этом можно совместить работу маркетолога и секретаря. Так как данная функция в небольших компаниях часто не требует ежедневной загрузки, поэтому фирмы стремятся нанять внештатного маркетолога.

Обратите внимание, что не стоит сочетать работу интернет-маркетолога и секретаря. Совмещение должности маркетолога и секретаря во многих случаях более органично, чем с работой офис-менеджера. Такое предложение могут принять выпускники ВУЗов без опыта работы. Таким образом, компания сможет себе позволить специалиста с высшим образованием, при этом сотрудник получит ценный опыт в разных сферах коммерческой деятельности и будет выполнять задачи более профессионально, имея за плечами учебу в ВУЗе.

Офис-менеджер и бухгалтер Сочетание должности офис-менеджера и бухгалтера оправдано в небольших компаниях с небольшой нагрузкой телефонных разговоров. В этом случае сочетание бухгалтерских и секретарских обязанностей более чем оправдано. В функции такого сотрудника будет входить: управление офисом; коммуникации посетителей и звонков с руководством; операционный и хозяйственный учет; контроль персонала.

В данном случае, несмотря на то, что такой вариант применим только в небольших компаниях, не активно работающих с клиентами, офис-менеджер, выполняя функции секретаря и бухгалтера, является и полноценным топ-менеджером, в функции которого входит поддержка порядка в офисе и учет.

В данном случае в должностной инструкции также нужно указать бухгалтер-офис-менеджер. Эта должность должна быть отражена и в штатном расписании компании.

Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами CRM позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.

Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.

На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Порядок приема на работу Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу.

Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.

В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы. Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности: первичное собеседование; вторичное собеседование с руководством; встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня; если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию; на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.

Еще раз обращаем внимание, что все ваши внутренние формальные и неформальные документы должны соответствовать КК и ГК РФ. Это касается системы штрафов, внутреннего распорядка, ненормированного рабочего дня и сверхурочных. Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.

Несколько советов: как составлять документ Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера: Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования. Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы. Соберите требования к сотрудникам у руководства. Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.

Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM. Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера. Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.

Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции. Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.

Должностная инструкция секретаря

А так как каждая фирма — это отдельный организм, то и работать он должен слаженно. Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями. Должностная инструкция — это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.

Профессиональный секретарь — зачастую лицо компании. И от того, каково же это лицо, порой зависит многое. Именно поэтому хотелось бы поговорить о том, каким была, есть и будет профессия секретаря. Еще недавно, секретари в частных компаниях аккумулировали в себе самые различные обязанности, подменяя собой целый административный аппарат. Секретарь занимался всем, включая прием посетителей и звонков, осуществляя функции делопроизводителя и печати документов, распределения работ, например, курьера или автопарка, обеспечения канцелярскими товарами, сопровождения командировок, составления рабочего графика руководителя и многое другое. Сегодня, наконец, пришло понимание того, что решение такого количества вопросов требует разделения функционала. Раньше было просто — по пальцам вы могли перечесть учебные заведения столицы, которые готовили хороших секретарей, и каждая организация заранее направляла письма-заявки на выпускников.

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Функциональные обязанности от новичка до Директора!

Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Секретари — сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила этике: как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы?
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. verloge1990

    Жаль нужно облажить непомерным налогом укрбляхи и советский автохлам чтоб экологию не засирали!

  2. Павел

    Я купил курку а она сдохла

  3. Евстафий

    Фигня какая-то, не понимаю ничего в этом

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных